従来、助成金の申請は以前は郵送での提出はできませんでした。ちょっと前になりますが、これが平成３０年１０月１日以降の助成金の書類提出については郵送でもいいことになりました。
事業主の皆さんには、「それまでは郵送では出せなかったの？」とむしろ思われるかもしれません。ですが、助成金の申請は書類の確認は結構、細かいので、その場で指摘して、不備があったら受付しないでその場で書類を返すということをしていました。おそらくそのために郵送での受付をしていなかったのだと思います。
これはたとえば、日本全国の会社を対象に助成金申請のみをやっているような社労士は喜んだのではないかと思います。また、社労士でなくても自社で助成金申請をする場合にも、そのほうが効率的になるため喜んだ方も多いと思います。ただ、郵送申請の場合、気を付けないといけないことがいくつかあります。
①簡易書留等の郵送記録が残る方法で郵送しないといけない
②郵送提出の場合、郵送した書類が到着した時点が提出時とみなされる
③書類の補正がある場合に返信しないと助成金が不受理になる場合がある
上記のうち、①はいいと思います。問題は②です。税務関係の書類は郵送提出の場合、発送した日付が提出日となります。一方で、助成金の場合には、書類が到着した日が書類提出の日となります。助成金は期限があるものですから、書類提出の期限ぎりぎりになるような場合、この論点は知っておいたほうがいい重要な論点です。また、会計事務所が助成金申請のアドバイスをしているような場合、税務の世界では郵送の場合には「発信主義」なので、勘違いしてしまう論点かもしれません。
ちなみに、東京都の助成金の場合には、郵送の場合には発送した日付が提出日とみなされます。国の助成金と東京都の助成金では、提出日の考え方が違うというのも知っておいていいことでしょう。
あとは③です。
助成金の場合、よく書類の補正や追加を求められます。期限内に書類を出せば、その後に書類の追加や補正を求められてもその追加や補正の書類は提出期限後であっても、書類受理の後の話なので問題はないのが原則です。しかし、補正や追加があったのにそれに応じない場合には、その後に、補正を求める書類が郵送されます。その補正を求める通知に１か月以内に対応しないと不受理になるということになっています。
これは、厚労省の出しているリーフレットに書かれていることで、実際、実務上で書類の追加や補正に応じないことで不受理になるケースが実際にあるのかはわかりません。しかし、助成金の申請後に追加や補正があった場合には、できるだけ速やかに応じたほうがいいです。当然、対応が遅れれば、助成金の入金も遅くなってしまう話ですから、対応を遅くしてもあまりいいことはないからです。
ちなみに、郵送提出が可能になった平成３０年１０月１日以後も、私は直接、ハローワークや助成金事務センターに出向いて書類提出しています。どんなに忙しくてもそうするようにしています。助成金というのは何があるかわかりませんし、不備や追加・補正があればその場で対応できるので、そうしています。
行ってチェックしてもらって、どういう点を見ているのかを知るケースもあります。また、書類自体、結構細かいところまでチェックしています。そのため、追加や補正というのは結構な頻度で発生します。その場でやり取りしたほうが話が早いというのもあります。
郵送も可能にはなりましたが、なるべく提出に行ったほうが確実ではないかなと私は考えています。
ということで、助成金が郵送提出可能になったという話でした。
