大塚家具の代表だった大塚久美子氏が社長を退任するというニュースが飛び込んできました。私の顧問先でも最近あった話ですが、今日は法人の代表者が変更したときの手続きはどうしたらいいのかという話です。
登記、税務、社会保険、労働保険と一連の手続きがどうなっているのか、見ていきましょう。
まず、法人の代表者が変更した場合、様々な手続きがある中で一番最初にやるべきことは登記です。登記が完了したあとに税務署や年金事務所に手続きすることになります。
登記の変更の時の注意点としては「印鑑カード」です。「印鑑カード」は以前のものを引き継ぐのか、新しく発行するのかというのがあります。「印鑑カード」とは印鑑証明書などを発行する際に必要なものです。前代表者の親族が代表者を引き継ぐ場合には、印鑑カードも引き継ぐ形を取ることが多いと思います。そうでないようなケースの場合、新たに印鑑カードを発行することになるでしょう。
この印鑑カードのことを記載した「印鑑届」のほか、代表者変更の登記には株式会社であれば「株主総会議事録」や「株主リスト」、旧代表者が辞任して代表者が変更するのであれば「辞任届」が必要となります。そのほかに、新代表の印鑑証明書も必要となります。
さて、無事に代表者変更の登記が済んだとします。そうなると、次に、税務署や都税（県税・府税）事務所、市町村への届け出をするという流れになります。
税務署、都税（県税・府税）事務所、市役所といった税務関係の届け出は税務署だけ少し違います。
税務署は「異動届」というのを出してそれで終わりです。添付書類は特に必要ありません。
一方で、都税（府税・県税）事務所や市役所は変更後の登記簿謄本を添付して出します。
添付資料に登記簿謄本が必要かどうかの点が変わってきますので注意しましょう。
さらに、社会保険に加入していたのなら、社会保険の「事業所関係変更（訂正）届」というのを出さないといけません。
事実が発生した日から5日以内となっていますが、登記簿謄本を添付しないといけないので、実際上は登記が完了してから手続きをすることになります。代表者変更の登記が済んだら早めに手続きすればいいでしょう。
それから、労働保険(労災保険や雇用保険)ですが、これは特に手続きは必要ありません。労働保険は代表者が誰というのは特に届け出を必要としていないのです。
ちょっと意外に思うかもしれませんが、手続きをしようとして届け出の方法がないのでそれで気づくかもしれません。労働保険は届け出しないという点も注意しましょう。
あとは、役所ではないですが、銀行などにも登記簿謄本の写しを通常は出すことになるはずです。これは銀行側からたぶん言われます。以前は通帳には「株式会社○○代表取締役○○」と代表者の名前まで入れていましたが、現在は会社名だけです。ですが、銀行は変更後の登記簿謄本を出すように言うのではないかと思います。
ちなみにですが、登記簿謄本というのは「全部履歴事項証明書」のことです。たまに顧問先の社長さんから登記簿謄本って全部履歴事項証明書のことですか、と聞かれます。そうです。正式名称は全部履歴事項証明書です。同じことだと理解しておいてください。
また、たとえば結婚して姓が変わったりした場合も代表者の変更と同じ扱いとなります。手続き的には同じような手続きとなります。
ただ、登記に関しては姓の変更は株主総会議事録は必要ないです。代表者の変更といっても姓が変わっただけなのだったらそもそも株主総会を開いて承認を得るようなことではないですからね。
ということで、今日は代表者が変更した場合の手続きの話でした。
